Project Efficiency

Besonders in Zeiten knapper Budgets ist die Effizienz von Projekten entscheidend für deren Erfolg, den Erfolg des Portfolios und langfristig den des Unternehmens. Um IT-Projekte systematisch zu optimieren und damit mehr aus den vorhandenen Ressourcen rauszuholen, bieten sich verschiedene Ansätze an. Darunter sind agile Methoden, effektives Anforderungs- und Testmanagement, eine gezielte Portfolio-Steuerung sowie eine klare Stakeholder-Kommunikation. Eine einfache Möglichkeit zu beginnen ist, checklistenartig zu prüfen wo best practices noch nicht ausreichend befolgt werden und so herrauszufinden, wo die besten Möglichekeiten zur Steigerung der Effizienz ihrer IT Projekte liegen.

Effizienz in der Portfolio-Steuerung bedeutet Effektivität für das Unternehmen. Die meisten IT Portfolios weisen jedoch zu viele Projekte auf, zu viele Projekte die, nicht ausreichend die Unternehmenstrategie unterstützen und somit Ressourcen binden, die effizienter an anderer Stelle genutzt werden könnten. Ein gut strukturiertes IT-Projektportfolio hilft dabei, Ressourcen effizient zu verwalten und Projekte nach strategischer Bedeutung zu priorisieren. Methoden wie das Scoring-Modell oder die Balanced Scorecard unterstützen fundierte Entscheidungen.

 Nutzen:
- Vermeidung von Ressourcenverschwendung
- Bessere Abstimmung zwischen Strategie und Projekten
- Effiziente Nutzung von Budgets und personellen Kapazitäten

Die Lean-Philososphie und agile Methoden wie Scrum oder Kanban helfen, IT-Projekte flexibler und effizienter zu gestalten. Sie ermöglichen iterative Entwicklungszyklen, schnelle Anpassung an Änderungen und eine enge Zusammenarbeit mit den (internen) Kunden. Durch wiederkehrende "Rituale" (z. B. Daily Stand-ups, Sprint Reviews) wird der Fortschritt überprüft, kontinuierlich optimiert und durch die Regelmäßigkeit die Komplexität reduziert.

 Vorteile:
- Schnellere Reaktion auf Veränderungen
- Höhere Transparenz im Projektablauf
- Bessere Abstimmung zwischen Teams und Stakeholdern

Klare Ziele sorgen für bessere Ergebnisse. Ein strukturiertes Anforderungsmanagement stellt sicher, dass die Projektziele realistisch, klar definiert und mit den Geschäftsanforderungen abgestimmt sind. Techniken wie die MoSCoW-Priorisierung und User Stories nach INVEST Kriterien helfen dabei, Anforderungen zu strukturieren und in den Projektplan zu integrieren.

Verbesserungspotenziale:
- Reduzierung von Missverständnissen
- Verbesserte Planung und Prognosegenauigkeit
- Erhöhung der Produktqualität durch frühzeitiges Feedback

Effektives Testmanagement garantiert eine fehlerfreie Umsetzung von Anforderungen und minimiert Risiken. Automatisierte Tests, Regressionstests und kontinuierliche Qualitätssicherung während des gesamten Entwicklungszyklus sind entscheidend. Noch wichtiger ist allerdings, dass Bewusstsein, dass umso früher ein Fehler entdeckt wird, desto geringer ist dessen Auswirkung, d.h. dessen Kosten. Wo immer sich Fehler häufen, sollte ein besonderer Blick hingeworfen werden. Immer mit dem Ziel, den Prozess zu verbessern nicht um Schuldige zu finden, da dies die Fehlersuche nur erschwert und zu keinem besseren Produkt führt.

Wichtige Maßnahmen:
- Frühzeitige Testeinbindung (Shift-Left-Ansatz)
- Einsatz von Automatisierungstools zur Fehlerreduktion
- Analyse der Testergebnisse für kontinuierliche Verbesserung

Ein erfolgreiches IT-Projekt hängt stark von der Einbindung und Zufriedenheit der Stakeholder ab. Ein aktives Stakeholder-Management fördert Transparenz, minimiert Widerstände und sorgt für eine zielgerichtete Umsetzung von Anforderungen. Es gibt keine IT Projekte ohne Stakeholder und ohne Stakeholder keine IT Projekte. Behandeln Sie sie entsprechend.

 Erfolgsfaktoren:
- Regelmäßige Feedbackeinholung
- Klare Kommunikation und transparente Updates
- Einbindung der Stakeholder in Entscheidungsprozesse

Die IT-Projekteffizienz kann an vielen Stellen erheblich verbessert werden. Agile Methoden sorgen für Flexibilität, ein strukturiertes Anforderungs- und Testmanagement gewährleistet Qualität, eine durchdachte Portfolio-Steuerung optimiert Ressourcen, und ein effektives Stakeholder-Management sichert die Akzeptanz der Lösungen. Durch eine Kombination dieser Methoden können Unternehmen ihre IT-Projekte erfolgreicher und zielgerichteter umsetzen. Nutzen Sie unsere grafische Übersicht mit den Kernprizipien erprobter "Best Practices" der verschiedenen Bereiche. Um zu beginnen, fragen Sie sich, in welchen Bereichen Sie am dringensten oder am einfachsten Ihr Projektmanagement optimieren können und Sie werden mit den gleichen Ressourcen mehr umsetzten können.

Wenn Sie Unterstüzung brauchen führen wir gerne mit Ihnen in wenigen Tagen eine Analyse ihrer laufenden IT Projekte durch und helfen Ihnen mit vorhandenen Ressourcen mehr Wert für Ihr Unternehmen zu stiften.